Archivace elektronických dokumentů

Činnost e-spisovny
Primární činností naší společnosti je vedle komplexní správy firemních dokumentů také činnost komerční spisovny. Jako koncesovaná spisovna tak splňujeme podmínky pro archivaci dokumentů dle Zákona č.499/2004 Sb. O archivaci a spisové službě.

Příjem dokumentů
Doručené dokumenty přijímáme v místě k tomu určeném – v centrální podatelně.
Doručený dokument v analogové podobě, popřípadě jeho obálku, opatří původce v den doručení otiskem podacího razítka.  Pokud jsou dokumenty v analogové podobě předány mimo podatelnu, opatří je původce zpravidla v den doručení nebo vytvoření rovněž otiskem podacího razítka.
Je-li dokument v digitální podobě opatřen zaručeným elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb, elektronickou značkou založenou na kvalifikovaném systémovém certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb nebo kvalifikovaným časovým razítkem, ověří původce jejich platnost. Doručený dokument v digitální podobě, který neobsahuje škodlivý kód, se v nezměněné podobě uloží v úložišti doručených datových zpráv, zavede se do elektronického systému spisové služby a označí se jednoznačným identifikátorem.

Digitalizace dokumentů Doručený dokument v analogové podobě, popřípadě jeho obálku, původce digitalizuje v souladu s mezinárodními standardy do formátů pro dlouhodobou elektronickou archivaci. Označování dokumentů Označování dokumentů ve spisové službě původce zajišťuje u dokumentů v digitální podobě elektronický systém spisové služby. Doručený nebo jím vytvořený dokument v digitální podobě opatří jednoznačným identifikátorem.

Evidence  dokumentů Pokud doručené dokumenty, které byly označeny jednoznačným identifikátorem, a dokumenty, které byly vytvořeny původcem, podléhají evidenci, evidují se v evidencích dokumentů. Základní evidenční pomůckou spisové služby vedené v elektronické podobě je elektronický systém spisové služby.

Číslo jednací a evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů
Dokument zaevidovaný v evidenci dokumentů se označuje číslem jednacím. Číslo jednací obsahuje vždy označení nebo zkratku označení původce, pořadové číslo a označení určeného časového období, kterým je zpravidla kalendářní rok, popřípadě označení nebo zkratku označení jeho organizační jednotky, nebo jiné znaky, charakterizující skutečnosti související s dokumentem.

Elektronický oběh dokumentů
Původce zajistí oběh dokumentů způsobem umožňujícím sledovat veškeré úkony s dokumenty, identifikovat osoby, které úkon provedly, a určit datum, kdy byly úkony provedeny.

Vyřizování dokumentů
Dokument vyřizuje fyzická osoba pověřená původcem.

Spisový znak, skartační znak a skartační lhůta
Přehled spisových znaků je uveden ve spisovém a skartačním plánu původce.
Skartační znak vyjadřuje hodnotu dokumentu podle jeho obsahu a označuje způsob posouzení dokumentu ve skartačním řízení.
Skartačním znakem „A“ (archiv) se označuje dokument trvalé hodnoty, který bude ve skartačním řízení navržen k vybrání jako archiválie.
Skartačním znakem „S“ (stoupa) se označuje dokument bez trvalé hodnoty, jenž bude ve skartačním řízení navržen ke zničení.
Skartačním znakem „V“ (výběr) se označuje dokument, který bude ve skartačním řízení posouzen a navržen k vybrání za archiválii, nebo ke zničení.
Dokument se označuje jedním skartačním znakem.
Skartační lhůta se vyjadřuje číslem doplněným za skartačním znakem. Původce stanoví ve spisovém a skartačním plánu okamžik rozhodný pro plynutí skartační lhůty (spouštěcí událost). Skartační lhůta se určuje počtem celých roků počítaných od 1. ledna kalendářního roku následujícího po kalendářním roce, v němž nastal okamžik rozhodný pro plynutí skartační lhůty. Dokument má jednu skartační lhůtu. Spis se označuje skartační lhůtou odpovídající skartační lhůtě toho dokumentu v tomto spisu, kterému byla přidělena nejdelší skartační lhůta.

Podepisování dokumentů
Podmínky používání uznávaného elektronického podpisu, uznávané elektronické značky, kvalifikovaného časového razítka stanoví spisový řád původce.

Postup při vyřazování dokumentů a podrobnosti skartačního řízení
Do skartačního řízení se zařazují všechny dokumenty, kterým uplynula skartační lhůta.
Dokumenty, popřípadě spisy, v digitální podobě zařazené do skartačního řízení se ukládají ve výstupních datových formátech a opatřují se metadaty stanovenými v národním standardu pro elektronické systémy spisové služby.
Způsob přípravy a průběh skartačního řízení stanoví původce ve spisovém řádu. Původce sestaví seznamy dokumentů určených k posouzení ve skartačním řízení. V seznamech dokumentů, uspořádaných podle spisových znaků, uvede odděleně dokumenty se skartačním znakem „A“ a dokumenty se skartačním znakem „S“. Dokumenty se skartačním znakem „V“ se posoudí a zařadí k dokumentům se skartačním znakem „A“, nebo k dokumentům se skartačním znakem „S“.
Původce předloží skartační návrh na vyřazení dokumentů. Na základě předloženého skartačního návrhu provede pověřený zaměstnanec archivaci v datovém formátu pro dlouhodobou archivaci na jiné datové médium, popř. provede fyzické nebo logické odstranění záznamu ze systému.

Nahoru...