Archivace fyzických dokumentů

Činnost spisovny
Primární činností naší společnosti je vedle komplexní správy firemních dokumentů také činnost komerční spisovny. Jako koncesovaná spisovna tak splňujeme podmínky pro archivaci dokumentů dle Zákona č.499/2004 Sb. O archivaci a spisové službě.

Tato vyhláška stanoví podrobnosti výkonu spisové služby, které se vztahují k původcům dokumentů, jimiž se pro účely vyhlášky rozumí určení původci, v jakém vykonávají spisovou službu podle zákona, (dále jen „původce“).

Příjem dokumentů
Doručené dokumenty přijímáme v místě k tomu určeném – v centrální podatelně.

Doručený dokument v analogové podobě, popřípadě jeho obálku, opatří původce v den doručení otiskem podacího razítka.  Pokud jsou dokumenty v analogové podobě předány mimo podatelnu, opatří je původce zpravidla v den doručení nebo vytvoření rovněž otiskem podacího razítka.

Označování dokumentů

Označování dokumentů ve spisové službě původce zajišťuje u dokumentů v analogové podobě podatelna.

Doručený dokument v analogové podobě, popřípadě jeho obálku, opatří v den doručení otiskem podacího razítka, popřípadě využije jiný technologický prostředek.

Evidence  dokumentů
Pokud doručené dokumenty, které byly označeny jednoznačným identifikátorem, a dokumenty, které byly vytvořeny původcem, podléhají evidenci, evidují se v evidencích dokumentů.

Číslo jednací a evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů
Dokument zaevidovaný v evidenci dokumentů se označuje číslem jednacím. Číslo jednací obsahuje vždy označení nebo zkratku označení původce, pořadové číslo a označení určeného časového období, kterým je zpravidla kalendářní rok, popřípadě označení nebo zkratku označení jeho organizační jednotky, nebo jiné znaky, charakterizující skutečnosti související s dokumentem.

Tvorba spisu

Spis je vytvářen spojováním dokumentů nebo pomocí sběrného archu. Pokud je spis vytvářen spojováním dokumentů, potom se nový dokument zaeviduje v evidenci dokumentů a přidělí se mu číslo jednací nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů. V evidenci dokumentů se u předcházejícího i nového dokumentu nebo spisu poznamenají vzájemné odkazy. Součástí spisu je vždy soupis vložených dokumentů nebo spisů s jejich čísly jednacími nebo evidenčními čísly ze samostatné evidence dokumentů. Rozdělování a oběh dokumentů Rozdělování doručených dokumentů provádí podatelna podle spisového řádu původce. Původce zajistí oběh dokumentů způsobem umožňujícím sledovat veškeré úkony s dokumenty, identifikovat osoby, které úkon provedly, a určit datum, kdy byly úkony provedeny. Vyřizování dokumentů Dokument vyřizuje fyzická osoba pověřená původcem.

Spisový znak, skartační znak a skartační lhůta
Přehled spisových znaků je uveden ve spisovém a skartačním plánu původce.
Skartační znak vyjadřuje hodnotu dokumentu podle jeho obsahu a označuje způsob posouzení dokumentu ve skartačním řízení.
Skartačním znakem „A“ (archiv) se označuje dokument trvalé hodnoty, který bude ve skartačním řízení navržen k vybrání jako archiválie.
Skartačním znakem „S“ (stoupa) se označuje dokument bez trvalé hodnoty, jenž bude ve skartačním řízení navržen ke zničení.
Skartačním znakem „V“ (výběr) se označuje dokument, který bude ve skartačním řízení posouzen a navržen k vybrání za archiválii, nebo ke zničení.
Dokument se označuje jedním skartačním znakem. Spis se označuje skartačním znakem odpovídajícím skartačnímu znaku dokumentu v tomto spisu, který má nejvyšší hodnotu.
Skartační lhůta se vyjadřuje číslem doplněným za skartačním znakem. Původce stanoví ve spisovém a skartačním plánu okamžik rozhodný pro plynutí skartační lhůty (spouštěcí událost). Skartační lhůta se určuje počtem celých roků počítaných od 1. ledna kalendářního roku následujícího po kalendářním roce, v němž nastal okamžik rozhodný pro plynutí skartační lhůty. Dokument má jednu skartační lhůtu. Spis se označuje skartační lhůtou odpovídající skartační lhůtě toho dokumentu v tomto spisu, kterému byla přidělena nejdelší skartační lhůta.

Vyhotovování dokumentů
Dokument vytvořený původcem a určený k odeslání obsahuje záhlaví, v němž jsou uvedeny název, sídlo nebo jiná identifikační adresa původce a číslo jednací dokumentu, nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů. V odpovědi na doručený dokument se uvádí také číslo jednací odesílatele, popřípadě evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů doručeného dokumentu, pokud je obsahuje. Dalšími náležitostmi dokumentu jsou datum podpisu dokumentu, počet příloh, počet listů, počet listů příloh nebo počet svazků příloh, jde-li o dokument v analogové podobě, jméno, popřípadě jména, příjmení a funkce fyzické osoby pověřené jeho podpisem.

Podepisování dokumentů
Podmínky podepisování dokumentů v analogové podobě odesílaných původcem, popřípadě osoby oprávněné k jejich podepisování stanoví spisový řád původce.

Odesílání dokumentů
Odesílání dokumentů zajišťuje původce zejména prostřednictvím výpravny, elektronické podatelny nebo datové schránky.

Ukládání dokumentů
Dokumenty a spisy se ukládají podle spisového a skartačního plánu ve spisovně. Postup při ukládání dokumentů stanoví spisový řád původce.
Dokument nebo spis v analogové podobě se před uložením kontrolují, jsou-li úplné.
Původce vede evidenci uložených dokumentů a spisů obsahující zejména jejich názvy, spisové znaky, skartační znaky a skartační lhůty.
O zapůjčování a nahlížení do dokumentů v analogové podobě vede spisovna evidenci, u dokumentů v digitální podobě je evidence přístupů vedena elektronickým systémem spisové služby. Postup při zapůjčování a nahlížení do dokumentů stanoví spisový řád původce.

Postup při vyřazování dokumentů a podrobnosti skartačního řízení
Do skartačního řízení se zařazují všechny dokumenty, kterým uplynula skartační lhůta.
Způsob přípravy a průběh skartačního řízení stanoví původce ve spisovém řádu. Původce sestaví seznamy dokumentů určených k posouzení ve skartačním řízení. V seznamech dokumentů, uspořádaných podle spisových znaků, uvede odděleně dokumenty se skartačním znakem „A“ a dokumenty se skartačním znakem „S“. Dokumenty se skartačním znakem „V“ se posoudí a zařadí k dokumentům se skartačním znakem „A“, nebo k dokumentům se skartačním znakem „S“.
Původce předloží skartační návrh na vyřazení dokumentů, popřípadě razítek, včetně seznamu dokumentů příslušnému archivu.
Na základě předloženého skartačního návrhu provede pověřený zaměstnanec z příslušného archivu odbornou archivní prohlídku dokumentů, popřípadě úředních razítek, navrhovaných k vyřazení. Při odborné archivní prohlídce posoudí, zda dokumenty se skartačním znakem „A“ odpovídají požadavkům stanoveným zákonem k výběru za archiválie, posoudí, zda dokumenty se skartačním znakem „S“ nemají trvalou hodnotu, posoudí zařazení dokumentů se skartačním znakem „V“ mezi dokumenty určené k prohlášení za archiválie nebo mezi dokumenty určené ke zničení. Stanoví v součinnosti s původcem dobu a způsob předání archiválií k uložení do příslušného archivu. Po provedené archivní prohlídce sepíše zaměstnanec příslušného archivu protokol o provedeném skartačním řízení. V jeho příloze uvede seznam dokumentů, popřípadě úředních razítek, vybraných za archiválie a vydá souhlas se zničením dokumentů, popřípadě úředních razítek, označených skartačním znakem „S“.
Původce předá příslušnému archivu dokumenty, popřípadě úřední razítka, vybrané jako archiválie. O předání se sepíše úřední záznam o předání archiválií k trvalému uložení v archivu, který obsahuje zejména název, sídlo nebo jinou identifikační adresu původce, název příslušného archivu, počet a popis stavu předávaných archiválií, datum předání archiválií, jméno, popřípadě jména, příjmení a funkce fyzické osoby pověřené podpisem záznamu za původce a za příslušný archiv a její podpis. Původce na základě souhlasu ke zničení dokumentů označených skartačním znakem „S“, popřípadě úředních razítek, zabezpečí jejich zničení. Zničením dokumentů, popřípadě úředních razítek, se rozumí jejich znehodnocení tak, aby byla znemožněna jejich rekonstrukce a identifikace obsahu.

Spisová  rozluka
Spisová rozluka se provádí při zrušení nebo reorganizaci původce. Její součástí je vždy skartační řízení, při němž se postupuje podle § 17. Ve skartačním řízení se vyřadí dokumenty a spisy, jimž uplynuly skartační lhůty. Ostatní dokumenty a spisy se předávají nástupci původce podle předávacích seznamů.

Nahoru...