|
|
Funkce systému Therefore™
Pracovní procesy
Když nějaký papírový dokument putuje po
kanceláři, kdo rozhoduje o tom, kterou
cestou jej poslat, jak dlouho to potrvá a
které úkony jsou provedeny? Často je obtížné
zjistit, kde se původní dokument právě
nachází a co se stane, když se někde cestou
pozdrží. Aplikace Therefore™ Integrated
Workflow vám poskytují kontrolu nad všemi
těmito proměnnými a umožňují optimalizovat
pracovní procesy.
Tím ušetříte nejen čas a peníze, ale také
zvýšíte míru zabezpečení a průhlednost
procesu. Verze Therefore™ Business Edition
zahrnuje funkci pro správu pracovních
procesů a vizuální plánovač s ovládáním
pomocí přetažení pro snadné nastavení a
úpravy.
Uchovávání dat
Jedním z hlavních důvodů pro změnu v oblasti
správy dokumentů je vyhovět zákonným
požadavkům a potřebě přizpůsobit rozsáhlé
zásady uchovávání dat v organizacích.
Nesprávná likvidace dokumentů může být
sankcionována v občanskoprávních i trestních
případech. Na druhou stranu zákony na
ochranu dat stanovují, že některé osobní
údaje musí být po použití zničeny. Systém
Therefore™ umožňuje dokumenty trvale
odstranit po určité době uchování a zároveň
dovoluje ze serveru vymazat starší verze
dokumentů.
Zabezpečení
Řízení přístupu
Přístup do systému Therefore™ i k dokumentům
je zcela řízen třemi různými úrovněmi
zabezpečení.
1.Hlavní přístup k řešení je přes systém
Microsoft® Windows Active Directory. Řídí
přístup uživatelů k dokumentům a úložištím
bez použití druhého uživatelského jména a
hesla. Také zjednodušuje úkony službám IT,
neboť práva lze přiřadit jednotlivcům či
skupinám uživatelů.
2. Funkce zabezpečení systému Therefore™
umožňuje odebrat možnosti specifickým
skupinám uživatelů. Toho se obvykle používá,
chcete-li zabránit vkládání poznámek do
dokumentů nebo jejich tisku.
3. Server Rights je integrovaná možnost,
umožňující použití externí databáze
uživatelů a objektů. Jeho hlavní použití
představuje povolení různých úrovní přístupu
v rámci skupiny. Tento systém nejprve
využije tabulky služby Active Directory a
poté administrátorovi udělí přístup ke
konkrétnímu souboru či dokumentu, který by
běžně nebyl povolen.
Digitální podpisy
Obsah dokumentu a jeho původ lze garantovat
jen úložištěm, které je opatřeno ochranou
proti padělání. Digitální podpis, přítomný v
každém dokumentu na serveru Therefore™,
zabezpečuje autenticitu všech informací.
Během vyhledávání každého dokumentu ověří
server systému Therefore™ podpis a
zkontroluje, zda uživatel dostává platné
informace.
Archivace e-mailů
Se systémem Therefore™ lze všechna tištěná
média, elektronické dokumenty a e-maily
související s konkrétní zakázkou či
projektem uložit a archivovat ve
strukturovaném formátu. To znamená, že je
veškerá e-mailová korespondence přístupná
pro přístup a čtení spolu s dokumenty a
související komunikací všech témat. Tato
funkce je obzvláště užitečná, neboť uložený
dokument často nestačí k pochopení všech
stránek určité problematiky. Chybějící
článek poskytne až veškerá související
korespondence.
Koncoví uživatelé nezaznamenají žádné změny
v uživatelském rozhraní aplikace Outlook®,
ale zato jim nikdy nedojde místo pro
ukládání.
Nahoru... |
|
