Chcete mít důležité dokumenty ihned
k dispozici? Ptáte se jak zabránit ztrátě
či poškození dokumentu? Nevíte jak
chránit citlivé dokumenty před zneužitím?
Máme pro Vás řešení - Therefore.
     
   
     
     
  Zajišťujeme archivaci fyzických
dokumentů a písemností v souladu
se zákonem, archivaci elektronických
dokumentů, digitalizaci dokumentů,
dále malonákladový a velkoformátový tisk...
     
    Více o službách >>
     
     
  Nabízíme Vám dokumentové skenery, velkoformátové tiskárny, multifunkční
tiskárny, boxy, krabice...
Z naší nabídky si určitě vyberete.
     
    Více o produktech >>
   
 
   
  ● Úvod
   
 
   
  ● Funkce systému Therefore
   
  ● Škálovatelnost systému Therefore
   
  ● Integrace systému Therefore
   
  ● Komponenty systému Therefore
   
  ● Proč si vybrat Therefore
   
   
   
  ● Archivace fyzických dokumentů
   
  ● Archivace elektronických dokumentů
   
  ● Malonákladový tisk
   
  ● Velkoformátový tisk
   
   
  ● Ceník našich služeb
   

 

   
 

Co je správa dokumentů?

Víte, kde vaši zaměstnanci uchovávají dokumenty a jakým způsobem tyto dokumenty vyhledávají?

Struktura složek systému Windows – dobrá a logická struktura, kterou ovšem různí lidé využívají různým způsobem v závislosti na svých individuálních předvolbách.
Schránky příchozích e-mailů – opět individuálně přizpůsobená struktura složek, často odlišná od struktury systému Windows.
Fyzické kartotéky. Ty mohou být individuální nebo mít konkrétní strukturu pro potřeby oddělení či celé společnosti. I tehdy se ovšem jejich struktura liší v závislosti zaměstnancích nebo odděleních, která je používají. –
Výměnná paměťová zařízení USB, která lze používat pro osobní zálohy či přenos dokumentů do jiných umístění úložišť.

Často jde o všechny čtyři uvedené případy, z nichž každý obsahuje část informací, které mohou, ale nemusí být aktuální. Výsledkem je velmi nejistá situace, kdy jsou vaše dokumenty vystaveny rizikům ztráty, neautorizovanému přístupu, krádeži nebo zničení.

Problém pramení ze dvou příčin:

● Hierarchická stromová struktura. Přestože jde o jasný a logický způsob ukládání dokumentů, každá hierarchie je jiná, protože práce jednotlivých lidí se liší a navíc každý člověk přemýšlí jiným způsobem. Když se tyto systémy rozrostou a obsahují informace od více než jednoho člověka, vznikne velký problém.
● Když lidé duplikují dokumenty, aby měli jejich kopii ve struktuře každého úložiště, například v e-mailu, na místním disku, síťovém disku či paměťovém zařízení USB Stick, je obtížné mít přehled o nejnovější verzi.

Řešením je opustit hierarchickou stromovou strukturu a položit si místo toho dvě otázky:

● O jaký druh dokumentu se jedná?
● Jak by se daly dokumenty označit, abyste je mohli identifikovat?

Pokud chcete například uložit smlouvu, můžete ji označit přímo prostřednictvím displeje multifunkčního zařízení předtím, než ji uložíte do systému Therefore pro správu dokumentů. Podobně lze dokumenty označovat z téměř libovolné aplikace.

Tato označení efektivně nahrazují potřebu vytvářet jakékoli hierarchické struktury a navíc již není potřeba dokumenty duplikovat, protože každý s přístupovými právy má možnost vyhledat příslušný dokument v centrálním umístění úložiště. Nyní máte pouze jediné umístění pro ukládání, vyhledávání, distribuci a zabezpečení dokumentů.

V tom v podstatě spočívá půvab Systému pro správu dokumentů. To ale zdaleka není vše z toho, co tento systém umožňuje. Dále nabízí:

● pracovní procesy s dokumenty
● archivaci e-mailů
● dávkové skenování
● zabezpečení dokumentů
● automatický záznam výstupu dokumentů z informačních systémů a zabezpečená média pro ukládání v případě katastrof

Nahoru...

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
   
Úvod  -  Služby  -  Produkty  -  Zákaznická sekce  -  Kalendář akcí  -  Aktuality  -  Legislativa  -  Kontakt  -  Napište nám

Copyright © 2010 e-ARCHIV.eu  - Created design by JB